Kommunalt arkiv med mangler

(29.07.09) Representanter fra Statsarkivet i Trondheim foretok i juni inspeksjon av arkivet og arkivrutinene i Flakstad kommune. Det påpekes flere punkter som ikke er i samsvar med arkivforskriftene.

Statsarkivets inntrykk av arkivarbeidet er at kommunen prioriterer arbeidet for lavt. I verste fall kan det være fare for at viktige arkiver kan gå tapt, og at man mister informasjon som er viktig både for kommunens og enkeltpersoners historie og rettigheter.

Det er rådmannen som har det overordnede ansvaret for kommunens arkivarbeid. Her påpeker rapporten at arkivansvaret for arkivarbeidet i kommunen ikke er formalisert, og kommunen mangler depotansvarlig. Kommunen har heller ingen arkivplan slik forskriften tilsier. Det mangler rutiner og instrukser for depotarkivet samt rutiner for å få avlevert arkivmaterialet til depotet. Kommunen har også et etterslep på uordnede eldre arkiver.

Det er også påpekt at saksbehandling foregår utenfor kommunens saksarkivsystem som gjør at saksdokumenter verken blir journalført eller kommer i arkivet. Møteprotokoller fra formannskap og kommunestyre samt journaler og kopibøker er heller ikke innbundet.

Også arkivlokalene både på rådhuset og ved Ramberg skole har fått flere anmerkninger, hvorav de fleste går på brannsikring og innbrudd.

Arkivmateriale fram til 1963 er imidlertid ordnet og arkivert i lokaler til Vestvågøy kommune.

Statsarkivet ber om tilbakemelding innen 30. september i år på når og hvordan Flakstad kommune tenker å løse de viktigste påleggene.